Articles Detail

Dipublikasi oleh:

RASMIN

Kepala Divisi Akuntansi, Keuangan Dan Investasi

Tahap 1. Persiapan Analisis Jabatan.

            Pada tahap persiapan ini terdapat dua pokok kegiatan, yaitu identifikasi jabatan dan penyusunan daftar pertanyaan.

            Kegiatan identifikasi jabatan dilakukan dengan pengenalan setiap jabatan yang ada dan berbeda dalam organisasi. Dalam proses ini, pengenalan setiap jabatan bagi organisasi atau Perusahaan kecil cukup sederhana karena memang hanya terdapat sedikit jenis jabatan. Akan tetapi untuk organisasi atau Perusahaan besar, untuk melakukan kegiatan ini diperlukan kegiatan lain seperti Menyusun daftar jabatan atas dasar bagan organisasi, mempelajari catatan-catatan yang ada dibagian pembayaran upah dan gaji, atau berdiskusi dengan para karyawan atau para penyelia yang akan terlibat dalam kegiatan analisis jabatan ini.

            Bila kegiatan analisis jabatan sudah pernah dilakukan di organisasi atau Perusahaan tersebut, seorang analis bisa menggunakan laporan-laporan yang telah ada untuk mengidentifikasi banyaknya jabatan pada Perusahaan tersebut.

            Setelah melakukan kegiatan identifikasi terhadap semua jabatan yang ada, kegiatan berikutnya adalah menentukan informasi yang harus diperoleh atau dikumpulkan. Hal ini diperlukan guna membatasi dan memfokuskan kegiatan sehingga hasilnya dapat dipergunakan untuk kepentingan tertentu. Untuk mencapai maksud tersebut, seorang analis perlu mengembangkan atau Menyusun daftar pertanyaan atau daftar cek (checklist).

Tahap 2. Pengumpulan data.

            Setelah melakukan identifikasi jabatan dan Menyusun daftar pertanyaan diselesaikan, dan analis telah mengenal dengan baik semua jenis jabatan dan para karyawan yang akan terlibat dalam pelaksanaan analisis jabatan, langkah berikutnya adalah menentukan prosedur dalam pengumpulan data jabatan yang diperlukan.

            Di dalam pengumpulan data ini terdapat beberapa Teknik yang masing-masing memiliki kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahannya. Teknik-teknik  tersebut antara lain adalah pengamatan langsung (observasi), wawancara (interviu), daftar pertanyaan (kuesioner), daftar cek (checklist), partisipasi kerja (work participation), laporan kerja (logs) dan kombinasi dari beberapa teknik tersebut.     

            Dalam pengumpulan data ini sebenarnya tidak ada cara atau Teknik yang paling baik diantara teknik-teknik yang ada tersebut. Oleh karena itu seorang analis harus menilai dan memilih teknik yang paling efisien baik berdasarkan waktu, biaya maupun akurasi masing-masing Teknik.

Tahap 3. Pengolahan Data.

            Langkah ketiga adalah pemilahan data. Dalam kegiatan ini seorang analis harus memisah-misahkan data yang berguna dengan data yang tidak berguna. Dengan kata lain menyaring data-data yang relevan dan data-data yang tidak relevan dengan analisis jabatan. Setelah data yang berguna atau relevan dengan keperluan analisis jabatan terkumpul, kemudian dilakukan kajian (reviu), kajian hasilnya yaitu data jabatan yang telah disempurnakan, ini berarti bahwa data-data tersebut telah menjadi informasi yang siap digunakan dan disajikan dalam berbagai bentuk.

Tahap 4. Penggunaan dan Penyajian Informasi Jabatan.

            Melalui tahap persiapan dan pengumpulan data, kegiatan analisis jabatan menghasilkan informasi-informasi jabatan. Dengan informasi jabatan tersebut, seorang analis dapat menyusun berbagai bentuk informasi jabatan  yang berguna bagi Perusahaan. Bentuk-bentuk tersebut antara lain deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, dan standar prestasi kerja (job performance standard).

            Deskripsi pekerjaan merupakan suatu pernyataan tertulis yang menguraikan tentang fungsi, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang, kondisi kerja, dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya.

            Spesifikasi jabatan merupakan uraian yang berisi tentang suatu jabatan dan siapa atau faktor-faktor apa saja yang harus dipenuhi seseorang untuk dapat diangkat dalam jabatan tersebut.

            Standar prestasi kerja yaitu informasi jabatan yang berisi tentang ketentuan atau batas minimal yang harus diperoleh atau dihasilkan oleh karyawan dalam hubungannya dengan pelaksanaan tugas untuk jangka waktu tertentu. 

Tahap-tahap analisis pekerjaan